Präsentationen effizient erstellen

Angenommen, Sie wollen schnell und effizient eine neue Präsentation gestalten.

Deshalb planen Sie einen Remix aus alten und neuen Botschaften. Sie starten zuallererst PowerPoint (oder ein anderes Präsentationsprogramm) und suchen ein paar Folien zusammen, um sie zu recyclen.

Ruckzuck steht das Foliengerüst der Präsentation. Jetzt müssen Sie nur noch die neuen Botschaften an den richtigen Stellen einfügen. Das geht ja ganz einfach mit Aufzählungslisten, mit Bullet-Points … Fertig ist die neue Präsentation!

Erkennen Sie sich wieder?

Dieses Verfahren gilt als effizient, doch tatsächlich ist das Gegenteil der Fall!

Lese-Tipp: Video-Tutorials für die Lernplattform snipKI.

Sie haben vielleicht im Hinblick auf das Zusammenstellen und Produzieren von PowerPoint-Folien effizient gearbeitet.
Möglicherweise waren Sie auch effektiv bei dem Ziel, den Vorbereitungsaufwand gering zu halten.

Jedoch war dieses Vorgehen ineffektiv im Hinblick darauf, Ihr Publikum mit Ihren Botschaften auch zu erreichen.
Die angestrebte Effizienz war rein egoistisch, denn Sie haben bei der Vorbereitung nicht an Ihre Zuschauer gedacht.

Das merken die Menschen, die Ihnen zuhören.

Wenn Sie Glück haben, werden die Zuschauerinnen und Zuschauer Ihnen aus Höflichkeit eine Weile folgen. Sehr wahrscheinlich aber schalten sie bald ab, und Ihr Vortrag verpufft wirkungslos.

Der ganze Aufwand, die Präsentation vorzubereiten, war umsonst.

Das alles ist also ineffizient, es ist noch nicht einmal effektiv.

Was bedeutet das für die Vorbereitung Ihres nächsten Auftritts?

Beginnen Sie analog!

Lassen Sie den Computer ausgeschaltet und arbeiten Sie stattdessen mit Stift und Papier. So vermeiden Sie, in den Strukturen alter Präsentationen zu denken. Und Sie kommen gar nicht erst in Versuchung, Ihren neuen Vortrag so zu trimmen, dass Sie möglichst viele alte Folien wiederverwenden können.

Nutzen Sie kleine Karteikarten oder Haftnotizen. Sammeln Sie darauf Ihre Botschaften und stichwortartig erste Bildideen. Sie dürfen auch kleine Ausdrucke der PowerPoint-Folien, die Sie auf jeden Fall wiederverwenden wollen, auf die Zettel kleben.

Haftnotizen - an der Wand oder auf einer Tischplatte - eignen sich gut, um einen Vortrag zu strukturieren. — Haftnotizen – an der Wand oder auf einer Tischplatte – eignen sich gut, um einen Vortrag zu strukturieren.

Dann strukturieren und ordnen Sie. Verzichten und verwerfen Sie. Fügen Sie Neues hinzu, wo Wichtiges fehlt. Bis die Struktur der Präsentation steht und an jeder Stelle Ihre Kernaussage stützt.

Im zweiten Schritt überlegen Sie, wie Sie die einzelnen Elemente darstellen.
Die Darstellung umfasst mehr, als nur die Visualisierung mit PowerPoint. Eine Auswahl:

Live-Demonstration, Produktvorführung
Spielszene, Dialog
Plot, Storytelling
Anekdote
Wissens-Quiz
Fragerunde, Fragen aus dem Publikum
Videosequenz, Animation
bildschirmfüllendes Foto
einzelnes, plakatives Wort auf schwarzem Hintergrund
Diagramm (Fokus auf die Bedeutung der Zahlen)
Prozessdarstellung, klar und schlicht
etc.

Zeichnen, malen oder schreiben Sie in Stichworten die gewünschte Darstellung auf die jeweilige Karte oder Haftnotiz.

Machen Sie am Schluss eine längere Pause oder schlafen Sie eine Nacht darüber.

Erst jetzt dürfen Sie den Computer einschalten und mit der Umsetzung beginnen.
(Das geht übrigens erstaunlich schnell, weil Sie sich um die Struktur keine Gedanken mehr machen müssen.)

Fazit

Die analoge Vorbereitung mit Stift und Papier dauert anfangs möglicherweise länger.

Dieses Verfahren ist dennoch effizient, denn es sorgt für bessere Vorträge und Präsentationen.

Das liegt zum einen an der frischen Herangehensweise an Struktur und Darstellung. Zusätzlich fällt es leichter, sich auf die Kernaussage zu fokussieren und die Inhalte für das jeweilige Publikum individuell aufzubereiten.

Ihre Zuschauer werden es Ihnen danken.