Schriftarten in PowerPoint ersetzen

Jeder, der schon einmal eine PowerPoint^®-Datei überarbeitet hat, die aus Folien unterschiedlicher Herkunft zusammengestellt worden ist, wird diese Funktion zu schätzen wissen: Schriftarten ersetzen.

Damit ist es möglich, eine unpassende, veraltete oder falsche Schriftart durch die richtige zu ersetzen, und zwar in einem Rutsch.

In PowerPoint im Menü unter „Start“ suchst Du zunächst ganz rechts in der Gruppe „Bearbeiten“ den Button „Ersetzen“. Dort klickst Du auf das kleine schwarze Dreieck, sodass das Untermenü aufklappt. Wähle darin die Funktion „Schriftarten ersetzen…“ aus:

PowerPoint-Menü: Schriftarten ersetzen...

Daraufhin erscheint dieses Fenster:

Microsoft PowerPoint: Schriftart ersetzen...

In der oberen Liste stehen alle Schriften zur Auswahl, die irgendwo in der PowerPoint-Datei verwendet werden. Achtung: Hier können auch Schriften aufgeführt sein, die nicht auf Deinem Rechner installiert sind!
Die untere Liste zeigt alle auf Deinem Rechner verfügbaren Schriften an.

Microsoft PowerPoint: Schriftart ersetzen... (Auswahl)

Um eine Schriftart zu ersetzen, wählst Du diese zunächst in der oberen Liste aus und wählst dann die neue Schriftart in der unteren. Ein Klick auf den Button „Ersetzen“ führt die Aktion aus.

Leider arbeitet diese Funktion nicht immer zuverlässig: In Diagrammen oder in SmartArt-Objekten kann die zu ersetzende Schriftart noch auftauchen. Dort muss von Hand nachgearbeitet werden.

Sonderfall: Double-Byte-Schriftarten

Schwierig wird es mit Double-Byte-Schriftarten, zum Beispiel „Arial Unicode MS“: Wenn Du versuchst, so eine Schriftart zu ersetzen, dann werden Dir entweder kaum Ersatzschriftarten angeboten, oder es erscheint diese Fehlermeldung:

Fehlermeldung: Sie haben eine Single-Byte-Schriftart gewählt, um eine Double-Byte-Schriftart zu ersetzen. Wählen Sie bitte eine Double-Byte-Schriftart.

„Sie haben eine Single-Byte-Schriftart gewählt, um eine Double-Byte-Schriftart zu ersetzen. Wählen Sie bitte eine Double-Byte-Schriftart.“

In diesem Fall hilft nur die manuelle Bearbeitung bestimmter Komponenten weiter, aus denen die PowerPoint-Datei besteht. Das klingt komplizierter, als es tatsächlich ist. Mit der folgenden Schritt-für-Schritt-Anleitung geht das ganz einfach.

Anleitung: pptx-Datei mit dem Text-Editor „Notepad++“ manipulieren

Eine PowerPoint-Datei mit der Dateiendung „.pptx“ ist nichts anderes als ein Zip-Ordner, der statt „.zip“ die Dateinamenerweiterung „.pptx“ hat. In diesem Zip-Ordner befinden sich mehrere Unterordner und ganz viele Dateien. Irgendwo in diesen Dateien sind die Angaben zu den verwendeten Schriftarten versteckt, die bearbeitet werden müssen. Um die richtigen Dateien finden und bearbeiten zu können, braucht man ein spezielles Programm, einen Texteditor, der Quellcode verarbeiten kann und über eine mächtige „Suchen-und-Ersetzen“-Funktion verfügt. Das kostenlose Programm „Notepad++“ ist für diesen Zweck genau richtig.

Lade also zunächst „Notepad++“ von der Website https://notepad-plus-plus.org herunter und installiere das Programm.
Dann öffnest Du im Datei-Explorer den Ordner, in dem sich die zu bearbeitende PowerPoint-Datei befindet.
Mach von der PowerPoint-Datei eine Kopie. Ab jetzt arbeitest Du nur noch mit dieser Kopie!
Benenne die Kopie um, indem Du nach der Endung „.pptx“ noch die Endung „.zip“ anhängst. Bestätige den Warnhinweis. Die Datei ist jetzt ein Zip-Ordner, den Du entpacken kannst.
Hinweis: Falls Du keine Dateiendungen siehst, musst Du vorher noch im Explorer unter „Ansicht“ einen Haken bei „Dateinamenerweiterungen“ setzen.
Entpacke den Zip-Ordner (Rechtsklick auf den Dateinamen und „Alle extrahieren…“ wählen).
Wechsle in den Ordner mit den entpackten Dateien. Lass das Explorer-Fenster geöffnet.
Starte Notepad++
Drück die Tastenkombination <Strg><Umschalttaste><F> oder wähle im Menü „Suchen > In Dateien suchen…“
Wähle in dem Dialog-Fenster bei „Verzeichnis“ den Ordner mit den entpackten PowerPoint-Dateien (Klick auf den Button mit den drei Punkten).
Schreib in das Feld „Suchen nach:“ den Namen der zu ersetzenden Schriftart. Wichtig ist, dass Du die exakte Schreibweise beachtest, auch die Groß- und Kleinschreibung.
Setz bei „Nur ganze Wörter suchen“, bei „Groß-/Kleinschreibung beachten“ und bei „Unterverzeichnisse“ einen Haken.
Schreib in das Feld „Ersetzen durch:“ den Namen der Schriftart, die die andere Schriftart ersetzen soll. Achte auch hier auf die exakte Schreibweise.
Klick auf den Button „Ersetzen in Dateien“ und bestätige den Warnhinweis.
Wechsle wieder zurück zum Explorer-Fenster. Du befindest Dich im entpackten Ordner, die Datei „[Content_Types].xml“ ist sichtbar.
Markiere diese Datei und alle Ordner.
Verpacke die markierten Ordner und die Datei wieder in eine Zip-Datei (Rechtsklick auf die markierten Dateien, dann „Senden an > Zip-komprimierter Ordner“.
Es entsteht eine neue Zip-Datei mit dem Namen „[Content_Types].zip“.
Verschieb diese Zip-Datei in den Ordner, in dem sich die originale PowerPoint-Datei befindet.
Benenne die Zip-Datei wieder in eine Pptx-Datei um.
Öffne diese Datei in PowerPoint und prüfe, ob alles geklappt hat.

Kaputt gehen kann nichts, denn Du arbeitest ja mit der Kopie und lässt die Original-Datei unverändert. Falls das Ergebnis nicht so ist, wie erwartet, versuch es einfach erneut.