Präsentationen effizient erstellen

Angenommen, Du willst schnell und effizient eine neue Präsentation gestalten.

Deshalb planst Du einen Remix aus alten und neuen Botschaften. Du startest zuallererst PowerPoint (oder ein anderes Präsentationsprogramm) und suchst ein paar Folien zusammen, um sie zu recyclen.

Ruckzuck steht das Foliengerüst der Präsentation. Jetzt musst Du nur noch die neuen Botschaften an den richtigen Stellen einfügen. Das geht ja ganz einfach mit Aufzählungslisten, mit Bullet-Points … Fertig ist die neue Präsentation!

Erkennst Du Dich wieder?

Dieses Verfahren gilt als effizient, doch tatsächlich ist das Gegenteil der Fall!

Du hast vielleicht im Hinblick auf das Zusammenstellen und Produzieren von PowerPoint-Folien effizient gearbeitet.
Möglicherweise warst Du auch effektiv bei dem Ziel, den Vorbereitungsaufwand gering zu halten.

Jedoch war dieses Vorgehen ineffektiv im Hinblick darauf, Dein Publikum mit Deinen Botschaften auch zu erreichen.
Die angestrebte Effizienz war rein egoistisch, denn Du hast bei der Vorbereitung nicht an Deine Zuschauer gedacht.

Das merken die Menschen, die Dir zuhören.

Wenn Du Glück hast, werden die Zuschauerinnen und Zuschauer Dir aus Höflichkeit eine Weile folgen. Sehr wahrscheinlich aber schalten sie bald ab, und Dein Vortrag verpufft wirkungslos.

Der ganze Aufwand, die Präsentation vorzubereiten, war umsonst.

Das alles ist also ineffizient, es ist noch nicht einmal effektiv.

Was bedeutet das für die Vorbereitung Deines nächsten Auftritts?

Beginne analog!

Lass den Computer ausgeschaltet und arbeite stattdessen mit Stift und Papier. So vermeidest Du, in den Strukturen alter Präsentationen zu denken. Und Du kommst gar nicht erst in Versuchung, Deinen neuen Vortrag so zu trimmen, dass Du möglichst viele alte Folien wiederverwenden kannst.

Nutze kleine Karteikarten oder Haftnotizen. Sammle darauf Deine Botschaften und stichwortartig erste Bildideen. Du darfst auch kleine Ausdrucke der PowerPoint-Folien, die Du auf jeden Fall wiederverwenden willst, auf die Zettel kleben.

Haftnotizen - an der Wand oder auf einer Tischplatte - eignen sich gut, um einen Vortrag zu strukturieren. — Haftnotizen – an der Wand oder auf einer Tischplatte – eignen sich gut, um einen Vortrag zu strukturieren.

Dann strukturierst und ordnest Du. Verzichte und verwirf. Füge Neues hinzu, wo Wichtiges fehlt. Bis die Struktur der Präsentation steht und an jeder Stelle Deine Kernaussage stützt.

Im zweiten Schritt überlegst Du, wie Du die einzelnen Elemente darstellst.
Die Darstellung umfasst mehr, als nur die Visualisierung mit PowerPoint. Eine Auswahl:

Live-Demonstration, Produktvorführung
Spielszene, Dialog
Plot, Storytelling
Anekdote
Wissens-Quiz
Fragerunde, Fragen aus dem Publikum
Videosequenz, Animation
bildschirmfüllendes Foto
einzelnes, plakatives Wort auf schwarzem Hintergrund
Diagramm (Fokus auf die Bedeutung der Zahlen)
Prozessdarstellung, klar und schlicht
etc.

Zeichne, male oder schreib in Stichworten die gewünschte Darstellung auf die jeweilige Karte oder Haftnotiz.

Mach am Schluss eine längere Pause oder schlaf eine Nacht darüber.

Erst jetzt darfst Du den Computer einschalten und mit der Umsetzung beginnen.
(Das geht übrigens erstaunlich schnell, weil Du Dir um die Struktur keine Gedanken mehr machen musst.)

Fazit

Die analoge Vorbereitung mit Stift und Papier dauert anfangs möglicherweise länger.

Dieses Verfahren ist dennoch effizient, denn es sorgt für bessere Vorträge und Präsentationen.

Das liegt zum einen an der frischen Herangehensweise an Struktur und Darstellung. Zusätzlich fällt es leichter, sich auf die Kernaussage zu fokussieren und die Inhalte für das jeweilige Publikum individuell aufzubereiten.

Deine Zuschauer werden es Dir danken.

Bildnachweis: (1) bruce mars, unsplash.com, (2) Peter Claus Lamprecht