Vergangene Woche ist es wieder passiert: Jemand fragt die Überarbeitung einer Firmenpräsentation an.
Klasse! Ein neuer Kunde droht mit Auftrag. Doch beim Stichwort „Firmenpräsentation“ verdrehe ich die Augen. Eine Firmen- oder Unternehmenspräsentation wird in der Regel von der Geschäftsleitung gewünscht und vom Marketing erstellt. Damit arbeiten muss jedoch meist der Vertrieb. Es wird erwartet, dass die Vertriebsmitarbeiter ihr Unternehmen beim Kunden vorstellen – und dabei immer die Firmenpräsentation einsetzen.
Grundsätzlich ist es nicht verkehrt, sich zu Beginn eines Gespräches vorzustellen. Doch beim Verkaufsgespräch geht es vor allem um den Kunden, um seine Themen und um seine Bedürfnisse. Der Kunde brennt darauf zu erfahren, wie die Produkte oder Dienstleistungen des präsentierenden Unternehmens seine Probleme lösen können. Er will in der Präsentation einen Nutzen für sich erkennen.
Kann das eine typische Unternehmenspräsentation leisten? Nein! Da sie zur Vorstellung des Unternehmens entwickelt wurde, ist sie eher allgemein gehalten und auf kein bestimmtes Thema fokussiert. Häufige Inhalte sind die Firmenkennzahlen, eine Karte mit den Unternehmensstandorten und ein Organigramm der Geschäftsleitung. Das sind alles Inhalte aus Unternehmenssicht. Die Perspektive des Kunden wird überhaupt nicht eingenommen. Und als ob das noch nicht reichen würde, wird das Leistungsangebot oft mit banalen Floskeln angepriesen: „innovativ“, „flexibel“ und „kundenorientiert“.
Die typische Unternehmenspräsentation krankt an drei Dingen: Erstens fehlt es ihr an einer klar definierten Zielgruppe, denn sie ist auf ein breites Publikum ausgerichtet. Zweitens gibt es kein scharf abgegrenztes Präsentationsziel, weil ihre Inhalte nur allgemeiner Natur sind. Und drittens – als Konsequenz aus den ersten beiden Punkten – hat sie keinen konkreten Nutzen für den Zuschauer. Das macht sie per se zu einer schlechten Präsentation.
Zum Glück geht es auch anders. Wie Sie aus Ihrer Firmenpräsentation eine perfekte Unternehmenspräsentation machen, verrate ich Ihnen im nächsten Abschnitt.
Beste Grüße
Peter Claus Lamprecht
Die perfekte Unternehmenspräsentation
Die meisten Unternehmenspräsentationen funktionieren nicht, weil überhaupt nicht klar ist, was mit der Präsentation erreicht werden soll. Außer vielleicht: Einen netten Eindruck machen und erste Informationen übermitteln. (Und hoffen, dass das klappt.)
Ihre Präsentation braucht also ein konkretes Ziel. Und damit Sie ein Präsentationsziel definieren können, müssen Sie wissen, für wen Sie präsentieren und aus welchem Anlass. Nun wird es schwer bis unmöglich sein, für jede Ihrer Kundengruppen und für jede Situation eine eigene Unternehmenspräsentation vorzubereiten. Deshalb schlage ich vor, die Präsentation modular aufzubauen.
Das bedeutet: Sie unterteilen die Präsentation in Abschnitte und einzelne Folien. Sie überlegen, welche Teile für welche Zuschauergruppe relevant sind. Später zeigen Sie nur die Folien, die zum Publikum passen.
Keine Sorge, Sie müssen deshalb nicht mehrere Dateien verwalten. PowerPoint unterstützt seit je her das Konzept der „zielgruppenorientieren Präsentation“. Lesen Sie dazu den entsprechenden PowerPoint-Tipp weiter unten.
Beschreiben Sie in Stichworten, für wen und in welcher Situation die jeweilige PowerPoint-Folie gedacht ist und notieren Sie das im Notizen-Bereich unterhalb der Folie. Das hilft Ihnen, die Übersicht zu wahren. Und für Ihre Kollegen, die gerade eine Kundenpräsentation vorbereiten und dafür Module aus der Firmenpräsentation nutzen wollen, sind diese Notizen ebenfalls eine gute Orientierung.
Denn das ist auch eine Möglichkeit, aus der Firmenpräsentation eine gute Unternehmenspräsentation zu machen: Betrachten Sie die Datei als einen Pool von Folien, aus dem bedarfsgerecht geschöpft werden darf.
Vorteile der modularen Unternehmenspräsentation
- Sie verwalten nur eine Datei
- Das Publikum sieht ausschließlich relevante Inhalte
- Sie können den Zuschauern einen Nutzen bieten
- Und Sie sind in der Lage, mit der Präsentation ein Ziel zu verfolgen
- Weitere Inhalte lassen sich leicht ergänzen
- Auch Kurz- und Langfassungen sind mit diesem Verfahren möglich
Im nächsten Abschnitt erfahren Sie, wie Sie die zielgruppenorientierte Präsentation in PowerPoint einrichten. Falls Fragen aufkommen, zögern Sie bitte nicht, mich anzusprechen:
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PowerPoint-Tipp: Die zielgruppenorientierte Präsentation
Öffnen Sie in PowerPoint Ihre Datei und wählen Sie im Menü „Bildschirmpräsentation“ aus. Dort wählen Sie dann „Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation“ und klicken auf „Zielgruppenorientierte Präsentationen …“
Im sich öffnenden Dialogfeld klicken Sie auf „Neu …“.
Es erscheint das Fenster „Zielgruppenorientierte Präsentation definieren“. Im linken Bereich sehen Sie alle Folien Ihrer Präsentation. Oben in der Mitte können Sie den Namen der Zielgruppe festlegen, und rechts ist Platz für die Folienauswahl, die in der zielgruppenorientierten Präsentation erscheinen soll.
Im Beispiel heißt die Präsentation „Zielgruppe A“ und verfügt über sechs Folien:
Bestätigen Sie mit „OK“. Definieren Sie danach weitere zielgruppenspezifische Foliensätze.
Wenn Sie präsentieren wollen, dann wählen Sie im Menü wieder „Bildschirmpräsentation“ und dann „Benutzerdefinierte Bildschirmpräsentation“. Jetzt können Sie aus den eben definierten Gruppen wählen:
Klicken Sie auf die gewünschte Variante, z. B. „Zielgruppe A“. Damit startet die Präsentation, in der nur die Folien gezeigt werden, die Sie für die Zielgruppe festgelegt haben.
Bedienfreundlicher: Eigenes Startmenü mit Hyperlinks
Die Verwendung von Hyperlinks in Verbindung mit Backup-Folien haben Sie schon in der letzten Kopfkino-Ausgabe kennengelernt. Hyperlinks können auch hier helfen: Mit einem eigenen Menü starten Sie direkt eine zielgruppenorientierte Präsentation, ohne umständlich im PowerPoint-Menü herumklicken zu müssen.
Dazu erstellen Sie als erste Folie ein eigenes Startmenü. Ich habe in meinem Beispiel drei Textfelder mit abgerundeten Ecken genommen und beschriftet:
Nun bekommen die Textfelder einen Hyperlink. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Textfeld und wählen im Kontextmenü „Hyperlink …“ aus.
Im sich öffnenden Fenster können Sie unter „Aktuelles Dokument“ die gewünschte zielgruppenorientierte Präsentation als Linkziel festlegen. Bestätigen Sie mit „OK“ und verfahren Sie mit den anderen Textfeldern genauso.
Starten Sie die Präsentation (Taste <F5>) und klicken Sie auf einen der Buttons. Der damit ausgewählte Foliensatz wird sofort gestartet.